hoe absenteïsme en presenteïsme de productiviteit beïnvloeden.

Je moet 100 belangrijke orders afronden voor het einde van de week. Op maandag en dinsdag komt één van je belangrijkste productieteamleden niet opdagen. Op woensdag en donderdag lijkt een andere medewerker niet betrokken. Uiteindelijk is het vrijdag en je probeert je project af te ronden.

Klinkt dit bekend? Als dit vaak gebeurt, heb je misschien een probleem met absenteïsme en presenteïsme. Hieronder leggen we elk concept uit en daarna vertellen we je hoe je presenteïsme en absenteïsme kunt terugdringen om de productiviteit van je personeel te verhogen.

wat is verzuim?

Als werknemers zonder goede reden regelmatig afwezig zijn, op kantoor of op afstand, dan is dat verzuim . Vooraf toegestane afwezigheden, zoals vakanties en feestdagen, tellen niet mee bij het berekenen van het verzuimpercentage.

waarom komt verzuim voor?

Soms is absenteïsme het gevolg van een niet vastgestelde chronische lichamelijke ziekte. Andere veel voorkomende redenen voor verzuim zijn

• psychische aandoeningen: In een rapport uit december 2021 van de Britse Health and Safety Executive wordt meer dan 50% van het ziekteverzuim toegeschreven aan stress, angst en depressie.
• pesten: Teamleden die op het werk worden gepest, kunnen het kantoor vermijden om aan de onaangenaamheden te ontsnappen.
• desillusie: Werknemers voelen zich niet betrokken, ontevreden of verveeld op het werk. Dit soort werknemers kan ook actief op zoek zijn naar een andere job.
• burn-out: Als mensen zich langere tijd gestrest en uitgeput voelen, storten ze vaak in. Het onderzoek 2022 Employee Mental Health and Wellbeing van McKinsey Health Institute toonde wereldwijd hoge burn-outpercentages, variërend van een dieptepunt van 19% (Mexico en Zwitserland) tot een hoogtepunt van 38% (India).
• afhankelijke zorg: Personen die moeten zorgen voor hun bejaarde ouders, gehandicapte familieleden en kinderen moeten soms extra vrij nemen van hun werk.

voorbeeld #1: 

John voelt zich al maanden niet goed en kan 's ochtends nauwelijks uit bed komen. Niets interesseert hem meer, ook zijn werk niet, en hij belt vaak op het laatste moment af.

voorbeeld #2: 

Sarah's collega is erg kritisch over haar werk en maakt ongewenste toenadering als haar lijnmanager er niet is. Omdat ze zich geïntimideerd voelt, blijft ze zoveel mogelijk weg van kantoor.

voorbeeld #3: 

Joan en haar man zijn de belangrijkste verzorgers voor beide ouders. Ze bellen minstens twee keer per maand af vanwege doktersafspraken en plotselinge noodbezoeken.

wat is presenteïsme?

Werknemers die ondermaats functioneren op het werk, door ziekte, mentale toestand of een gebrek aan interesse in hun werk, vertonen presenteïsme. Het gevolg kan zijn dat ze er langer over doen om taken af te ronden omdat ze uit hun concentratie raken, veel pauzes nemen of gewoon in een veel langzamer tempo werken dan de mensen om hen heen.

Het kan moeilijk zijn om een werknemer aan te wijzen die voldoet aan de definitie van presenteïsme omdat ze fysiek achter hun bureau zitten maar mentaal niet betrokken zijn. Soms ben je je niet eens bewust van presenteïsme totdat een werknemer afwezig is of ontslag heeft genomen en een groot aantal onafgemaakte taken achterlaat.

waarom komt presenteïsme voor?

Aanwezigheid op het werk is een wijdverbreid fenomeen, dat zowel op kantoor als op afstand voorkomt. Het kan moeilijk te kwantificeren zijn en daarom wordt het niet zo vaak besproken als absenteïsme, maar het komt net zo vaak voor. Aanwezigheid kan voortkomen uit goede bedoelingen of het gevolg zijn van een gebrek aan betrokkenheid van de werknemer. Enkele van de belangrijkste redenen voor presenteïsme zijn:

• gebrek aan ziektedagen: Als werknemers geen of te weinig ziektedagen hebben, kunnen ze zelfs komen werken als ze erg ziek zijn en niet kunnen presteren.
• loyaliteit: Mensen die zich om de één of andere reden niet in staat voelen om te werken, kunnen toch komen omdat ze loyaal zijn aan een manager of het bedrijf.
• personeelstekort: Zieke of arbeidsongeschikte werknemers vallen soms in om het personeelstekort te compenseren.
• angst voor jobverlies: Als ze zich zorgen maken over de gevolgen van afwezigheid, gaan mensen naar het werk, zelfs als ze zich niet kunnen concentreren.
• zich onvervangbaar voelen: Als werknemers het meeste werk of de meeste verantwoordelijkheid op hun afdeling op zich nemen, kunnen ze het gevoel hebben dat ze niet vrij kunnen nemen, zelfs als ze dat echt nodig hebben.
• verveling: Werknemers die niet betrokken zijn bij hun werk, kunnen elke gelegenheid aangrijpen om het werk te vermijden. Dit geldt vooral voor mensen die repetitieve taken uitvoeren of geen doorgroeimogelijkheden hebben.
• werken op afstand: Helaas maken sommige werknemers gebruik van de mogelijkheid om op afstand te werken om in te loggen maar niet productief te werken. Ze kunnen tegelijkertijd huishoudelijke taken doen, met de hond spelen of telefoneren, terwijl het lijkt alsof ze online zijn.

voorbeeld #1: 

Michael heeft een chronische ziekte. Hij heeft al zijn ziektedagen opgebruikt en heeft zijn fulltime salaris nodig voor levensonderhoud. Michael komt elke dag maar voelt zich ellendig en dat is te zien aan zijn werk.

voorbeeld #2: 

Ivan is een micromanager. Hij wordt vaak ziek op werk omdat hij niet vertrouwt dat zijn collega’s de dingen correct doen.

voorbeeld #3: 

John heeft het gevoel dat hij zijn tijd uitzit tot zijn pensioen. Hij komt elke dag naar zijn werk, doet zo weinig mogelijk en maakt een praatje met collega's.

hoe beïnvloeden absenteïsme en presenteïsme organisaties?

Absenteïsme en presenteïsme veroorzaken allebei problemen in een organisatie. Wanneer werknemers niet komen opdagen, daalt de productiviteit omdat taken onafgemaakt blijven of collega's overbelast raken. Wanneer ze wel komen opdagen, maar niet betrokken of onoplettend zijn of ziektekiemen verspreiden onder collega's, daalt de productiviteit ook.

Uit een onderzoek uit 2022, gepubliceerd door de onderzoeksafdeling van Statista, bleek dat meer dan 54% van de facilitaire managers van mening waren dat absenteïsme een belangrijke factor was in hun dagelijkse werkzaamheden, een stijging van 7 punten ten opzichte van het voorgaande jaar.

Lockton, een wereldwijde verzekeringsmakelaar, heeft onlangs het rapport 'Waking up to Absence' uit 2022 gepubliceerd. De belangrijkste conclusies zijn de extreem hoge kosten die gepaard gaan met absenteïsme, waaronder verlies van productiviteit, motivatie en veiligheid van werknemers. Daarnaast ontdekte het bedrijf dat werknemers die regelmatig afwezig zijn (meer dan 70 dagen) 65% kans hebben om het bedrijf te verlaten.

Aanwezigheid op het werk zou werkgevers evenveel zorgen moeten baren. Een onderzoek dat zich richtte op gevangenisbewaarders die in 2020 in het Verenigd Koninkrijk werkten, vond een direct verband tussen frequente incidenten van presenteïsme en een verminderde mentale gezondheid, werkprestaties en veiligheid op de werkplek.

Gallup's State of the Global Workplace geeft een aantal onthutsende cijfers over het probleem van absenteïsme - 7,8 biljoen dollar! Dat is hoeveel bedrijven verliezen door een lage productiviteit veroorzaakt door een gebrek aan betrokkenheid.

En alsof dat nog niet genoeg reden tot zorg is, blijkt uit het onderzoek Workmonitor 2023 van Randstad dat werknemers er niet voor terugdeinzen om een job op te zeggen die hen persoonlijk en professioneel geen voldoening geeft, met name Gen Z's (58%) en millennials (54%). Dus werknemers die tekenen van presenteïsme vertonen, zouden wel eens de volgende kunnen zijn die je moet vervangen.

Gelukkig zijn de directe en indirecte kosten in verband met verzuim en onoplettendheid aanzienlijk, maar werkgevers die reageren om deze problemen te verminderen, plukken daar tastbare vruchten van. Dit geldt met name voor kleine en middelgrote bedrijven die werken met weinig personeel en geld. Deze voordelen omvatten:

• lagere personeelsgerelateerde kosten
• verhoogd moreel van het personeel
• grotere productiviteit

presenteïsme en verzuim in jouw bedrijf beheren

Hoe kun je ongeoorloofde afwezigheden voorkomen en het presenteïsme op je werkplek terugdringen? Het antwoord en een nieuwe weg naar productiviteit is vooruit plannen, luisteren naar werknemers en ondersteuning bieden. Bekijk de volgende suggesties, die zijn ingedeeld op basis van motiverende factoren.

lichamelijke en geestelijke gezondheidsproblemen

• zieke werknemers aanmoedigen om thuis te herstellen: Als zieke werknemers thuis blijven, kosten ze hun werkgevers uiteindelijk minder. Ze besmetten hun collega's niet en ze produceren geen onnauwkeurig of ondermaats werk dat gecorrigeerd moet worden.
• bieden on-site screening voor veelvoorkomende aandoeningen: Bedrijfsbrede diabetes-, kanker- of bloeddruk screeningsprogramma's kunnen helpen gezondheidsproblemen op te sporen voordat ze ernstig genoeg worden om de aanwezigheid te beïnvloeden.
• bedrijfsondersteunende programma's aanbieden: Werknemers die ondersteuning krijgen voor chronische gezondheidsproblemen voelen zich vaak positiever en productiever dan werknemers die dat niet krijgen. Aanwezigheid en aandacht verbeteren hierdoor.

werkomgeving

• investeer in kwaliteitsmanagers: Gallup's 2022 State of the Global Workplace Report heeft één ding gemeen met alle vijf de oorzaken van burn-out onder werknemers: een slechte baas. Het is zelfs zo dat één ondermaatse manager een hele afdeling kan ruïneren en een omgeving creëert die rijp is voor absenteïsme en presenteïsme. Het leren van ontwikkelingsprogramma's die gericht zijn op het voortbrengen van geweldige leiders kunnen je werkomgeving aanzienlijk verbeteren.
• treed hard op tegen pesten en intimidatie: Gebruik anonieme enquêtes en exitgesprekken om de boosdoeners op uw werkplek te identificeren. Onderneem vervolgens snel actie, beginnend met training en eindigend met ontslag indien nodig.
• groeimogelijkheden bieden: Werknemers zijn op zoek naar manieren om te groeien en 30% is bereid om van job te veranderen als dat nodig is voor doorgroeimogelijkheden, volgens het Randstad Workmonitor 2023 rapport. Daarnaast kunnen training en ontwikkeling helpen om een gebrek aan betrokkenheid tegen te gaan, een belangrijke factor die ertoe bijdraagt dat werknemers 'stilletjes hun job opzeggen'. Bijscholing en omscholing van uw huidige werknemers kan het moreel helpen verbeteren en u voorzien van het talent om tekorten aan arbeidskrachten op te vangen.

planning

• onderzoek de mogelijkheden voor hybride en telewerken: Niet elk bedrijf of elke afdeling kan virtuele functies ondersteunen. Werknemers de mogelijkheid bieden om thuis te werken kan echter helpen bij bepaalde vormen van ziekteverzuim. Bovendien geeft 40% van de door Randstad ondervraagde werknemers aan dat flexibiliteit met betrekking tot waar ze werken de sleutel is tot het accepteren van een job. 
• flexibele werktijden: Naast flexibiliteit over waar ze werken, willen werknemers ook flexibiliteit over wanneer ze werken. Overschakelen op flexibele uren of een vierdaagse werkweek geeft werknemers de tijd om afspraken te plannen en voor familieleden te zorgen.

kinderopvangmogelijkheden: Werkende ouders hebben er veel baat bij als hun werkgever flexibele werkmogelijkheden biedt. Thuiswerken, parttime werken of de mogelijkheid om eigen roosters te maken helpen de productiviteit van werknemers te verhogen. Cisco's Global Hybrid Work Study 2022 toonde aan dat hybride werk heeft geholpen om de balans tussen leven en werk van werknemers in evenwicht te brengen, waarbij reistijdbesparingen een belangrijke factor zijn, evenals onnodige interacties op kantoor.

hoe randstad kan helpen

In een wereld waar technologie koning is, blijven mensen soms achter. Wat als je de voordelen van technologie zou kunnen benutten zonder de menselijke maat te verliezen? Hier bij Randstad is het onze missie om mensen te ondersteunen en organisaties en hun medewerkers te helpen hun volledige potentieel te bereiken. We combineren de nieuwste wervingstechnologie met een persoonlijk wervingsprogramma voor al onze klanten. 

Randstad kan u helpen om verzuim te definiëren en HR-ondersteuning bieden. Van flexibele ploegenroosters tot een toegewijd intern team om het moreel en de productiviteit van werknemers te evalueren en opleidingsprogramma's op te zetten.

Wij geloven dat mensen zonder één-op-één input na verloop van tijd minder productief worden. Breng die menselijkheid terug en bestaande werknemers raken weer betrokken bij jouw bedrijf, of ze nu ter plaatse zijn of op afstand werken. We kunnen helpen door nauw samen te werken met uw HR-afdeling en inzichten te verschaffen om managers te helpen verzuim en presenteïsme snel aan te pakken.